Retningslinjer ved reiser for medlemmer i Den norske legeforening og ansatte i sekretariatet

Retningslinjer ved reiser for medlemmer i Den norske legeforening og ansatte i sekretariatet

I tillegg gjelder egne regler for reiser som søkes refundert av Utdanningsfond II eller III.

1 Administrative rutiner

1.1. Tjenestereiser for ansatte skal være forhåndsgodkjent av overordnet.

1.2. Reiseoppgjør for medlemmer av råd, utvalg og lignende attesteres av prosjektansvarlig i sekretariatet.

1.3. Den samme person som har godkjent reisen skal attestere reiseoppgjøret.

1.4. Legeforeningen utbetaler som hovedregel ikke reiseforskudd ved enkeltreiser. Den reisende er selv ansvarlig for å forskuttere dekning av løpende utgifter. Det anbefales å bruke kredittkort. Legeforeningen har avtale med DnB NOR for ansatte og foreningens tillitsvalgte.

1.5. Reisen skal bestilles så tidlig som mulig.

1.6. Reiser flere sammen, bør reisen koordineres og bestilles samlet som én reise.

1.7. Reisekoordinator i sekretariatet kan kontaktes ved spørsmål i forbindelse med reiser eller praktiseringen av retningslinjene. Reisekoordinator er også ansvarlig for revidering og løpende administrasjon av reglene.

2 Reisemåte

2.1. Billigste reisemåte og offentlige transportmidler skal i størst mulig utstrekning benyttes. Legeforeningens valgte reisebyrå har et selvstendig ansvar for å følge opp at billigste alternativ velges.

2.2. Unntak fra reglene under punkt 2.1 kan gjøres dersom valg av billigste alternativ vil medføre at:

  • Det er stor sannsynlighet for at manglende fleksibilitet med hensyn til å endre billetten vil medføre ekstrakostnader. Avbestillingsgebyr knyttet opp til eventuelle muligheter for å gjøre endringer av rabatterte billetter, er godkjent som reisekostnad og skal ikke virke hemmende for bruk av slike billetter.
  • eisen blir vesentlig forlenget.

2.3. Ved togreise i utlandet kan 1. klasse benyttes. Ved bruk av nattog kan enkel sovekupé brukes.

2.4. Leiebil og drosje kan benyttes der annen reisemåte totalt sett blir dyrere, eller der alternativ transport ikke er tilgjengelig.

2.5. For transport mellom Gardermoen og Oslo vil drosjeregninger ikke bli refundert, med mindre dette reisealternativet faller rimeligere ut enn bruk av kollektive transportmidler.

2.6. Legeforeningen honorerer reiser med egen bil etter statens satser. Ved tjenestereise utover totalt 600 km, er utbetaling av kilometergodtgjørelsen begrenset tilsvarende billettpris for offentlig kommunikasjonsmiddel på strekningen.

2.7. Bare ved særskilte forhold vil det aksepteres kilometergodtgjørelse og diett for bruk av egen bil ut over totalt 600 km. Begrunnelsen skal oppgis på reiseregningen eller ved eget bilag til regningen.

3 Reisebyråtjenester

3.1. Reiser og opphold kan bestilles gjennom Ticket Biz, som er Legeforeningens hovedsamarbeidspartner for bestilling av reiser og overnattinger.

3.2. Den enkelte bestiller selv sin reise ved hjelp av elektronisk online bestilling, eller ved direkte kontakt med reisebyrået

3.3. Elektronisk online bestilling gjennom Ticket Biz forutsetter at den reisende har registrert en reiseprofil og betaler med kredittkort.

3.4. Ved bestilling av ordinære billetter via telefon, skal byrå bekrefte reisen samme dag.

3.5. Den enkelte reisende er selv ansvarlig for å kontrollere at utsendt bestillingsinformasjon og/eller bekreftelse fra reisebyrået er i samsvar med bestilling for ønsket reise.

4 Hotellavtaler

4.1. Overnatting kan også bestilles direkte hos Legeforeningens avtalehotell. Ved direktebestilling til våre avtalehotell må det oppgis en kundekode, disse kodene finnes tilgjengelig på Legeforeningens nettsider eller ved henvendelse til reisekoordinator i sekretariatet.

4.2. Hotellregningen gjøres normalt opp direkte med hotellet, og dekkes etter regning. Annet må avtales direkte med hvert enkelt hotell på forhånd.

4.3. Ved bestilling av billetter til fellesarrangementer, kan det utferdiges samlefaktura. Samlefakturaen skal likevel inneholde en fortegnelse over de personer som fakturaen gjelder.

4.4. Ved kursarrangementer i Oslo skal Legeforeningens eget kurs- og konferansesenter, Soria Moria, foretrekkes.

5 Bestilling/betaling
Det er etablert en kredittkortavtale for alle ansatte og tillitsvalgte i Legeforeningen, DnB NOR Corporate Card. Det vises til egne rutiner for bruk av kredittkort. Den reisende skal som hovedregel benytte seg av kredittkortet for betaling av sine utlegg og får dette refundert fra arbeidsgiver.

6 Vilkår for refusjon av reiseutlegg

6.1. Reiseutlegg refunderes etter regning. Statens satser legges likevel til grunn som øvre grense for refusjon.

6.2. Ved reise med minst tre overnattinger, eller i andre særlige tilfeller, kan nødvendig vask/rens av tøy belastes på reiseregningen.

6.3. Utgifter til minibar, betalings-TV m.v., dekkes ikke.

6.4. Legeforeningen dekker ikke ekstraordinære utgifter bilens fører/eier måtte bli påført ved bruk av egen bil. Likeledes skal foreningen holdes skadesløs for ethvert ansvar som blir gjort gjeldende overfor bilens fører/eier.

6.5. Bompenger og parkering m.v. dekkes etter regning. Se retningslinjenes punkt 8 vedrørende krav til dokumentasjon/regnskapsbilag.

6.6. Endringer av billetter skal bare skje når dette er nødvendig av hensyn til uforskyldte tjenstlige eller personlige årsaker.

6.7. Ved ordinær møtevirksomhet, representasjon og tjenestereiser vil kostnader til alkohol som hovedregel ikke bli refundert. Kostnader til alkohol refunderes kun for drikke i tilknytning til måltid og forutsatt begrenset mengde og rimelig pris.

7 Private reiser

7.1. Dersom det ikke medfører økte kostnader for Legeforeningen kan det gis forhåndstillatelse til forlenget opphold av private årsaker. Tjenestereisen anses i disse tilfellene å være avsluttet når det tjenstlige oppdraget er avsluttet på reisemålet. Forhåndsgodkjenning av reisen med kostnadsoppstilling skal vedlegges reiseregningen.

7.2. Deltar ektefelle/samboer på tjenestereise, skal utgiftene betales av den enkelte.

7.3. Reiseutgifter for ektefelle/ samboer eller annen pårørende dekkes av Legeforeningen når dette er påkrevet som følge av den hovedreisendes handikap, dårlig helse etc.

8 Reiseoppgjør

8.1. Tidsfrister Reiseregnskap skal leveres på fastsatt skjema til økonomi- og administrasjonsavdelingen snarest etter avsluttet reise og senest 3 måneder etter reisen.

8.2. Krav til dokumentasjon.

8.2.1. Formål med reisen skal alltid fremgå av reiseregningen, og det skal gis nøyaktig informasjon til reisebestiller eller reisebyrå hvilket møte/oppdrag reisen gjelder.

8.2.2. Oppførte utgifter til billetter, hoteller, drosjer, leiebil m.v., skal dokumenteres gjennom originalbilag. Eventuelle transaksjonsgebyrer fra reisebyrået, føres som egen post i rubrikken for billetter, drosje m.v. i reiseregningsskjemaet.

8.2.3. Krav til originalbilag presiseres for følgende utgifter;

  • Flybilletter/Elektroniske billetter: Kvittering for betalt faktura/ bekreftelse for elektronisk billett
  • Leiebil: Original gjenpart av leiekontrakten
  • Evt. gebyr fra reisebyrå: Faktura fra reisebyrået

8.2.4. Gjenpart av kredittkortslipp godtas ikke som bilag bortsett fra ved bruk av parkering og lignende småutgifter.

8.2.5. Refusjon av utgifter som ikke er dokumentert ved originalbilag, skal i henhold til skatteloven innberettes som inntekt for den reisende. Unntak for dette er dekning av nødvendige småutgifter som for eksempel bompengeavgift, garderobe på seminar m.v., samt standard sats på kollektivt transportmiddel når det er benyttet månedskort og lignende.

8.2.6. Ubrukte billetter leveres/oversendes straks til reisebyrået.

8.2.7. Billetter og reisedokumenter som dekkes av Legeforeningen, er Legeforeningens eiendom og skal kun benyttes i forbindelse med tjenestereise.

8.2.8. Ved representasjon må regningen for bevertningen spesifisere navnene på de personer som representasjonen omfatter. Formålet med representasjonen skal også oppgis.

Mer om emnene